De vez en cuando hemos escuchado algo como “que sea muy sencillo”… Pero cuando se refiere a la organización de un evento, sabemos bien que no hay tal cosa como “sencillo”.
Planear un evento requiere poner mucha atención a detalles, que podrían parecer poca cosa, pero que tras bambalinas implican disciplina, creatividad y un control adecuado de los tiempos.
No es que alguien tenga la clave para un resultado impecable, pero aquí le presentaremos 5 consejos útiles y sencillos que pueden aumentar en gran medida el éxito de su evento.
- Apariencia
No es muy atractivo encontrar un evento en el que hay un gran cúmulo de mesas vacías. Esto lo hace parecer carente de interés, o que los organizadores no lograron difundirlo… Un truco que jamás pierde su toque es colocar letreros de “reservado” en las mesas del fondo. Así la gente ocupará primero los lugares más cercanos al escenario, con lo que las mesas vacías se mantienen lejos de la atención. Además siempre puede eliminar los letreros de reservado cuando comiencen a llegar más asistentes.
- Audiencia
Conocer a su público es prioridad. Para poder organizar un evento perfecto, hay que estar en contacto con sus preferencias; de esta manera podrá adaptar los temas y el mensaje a los intereses de su público. Algo que puede resultar muy útil es incluir actividades de interacción; esto ayuda a romper el hielo y crear lazos de colaboración, lo cual normalmente es indicador de un evento exitoso.
- Expectativa
En ocasiones la cantidad de asistentes a un evento está relacionada a la expectativa previamente creada entre ellos. Actualmente, el dinero no es una excusa para la falta de promoción que se traduzca en una baja asistencia. Una herramienta muy útil son las redes sociales; aprovéchelas tanto para anticipar el evento como para despertar el interés del público. Y una vez que el evento haya culminado, esto permitirá que todos se enteren de lo que sucedió, y tal vez estarán buscando sus fotos.
- Seguimiento
Si los asistentes disfrutaron el evento, probablemente la mayoría esté esperando información acerca de la experiencia; por ello se recomienda grabar videos de diferentes presentaciones o actividades, para después cargarlos a las redes sociales, tanto a las propias como a las de los participantes. Así mostrará a quienes no asistieron todo lo que se perdieron…
- Ambiente
Contratar una banda o incluso un DJ puede elevar mucho los costos, lo cual podría considerarse innecesario. Pero… ¿y si utilizara Spotify? Si usted tiene una cuenta de Spotify, puede programar exactamente el tipo de música que desea para crear el ambiente perfecto para su evento; solo asegúrese de contar con una cuenta premium, con lo que evitará los anuncios comerciales entre canciones. Un buen plus podría ser compartir la lista de reproducción con los asistentes, para que se lleven consigo la banda sonora de esta experiencia.
Si estos consejos le parecieron útiles, siga visitando nuestras publicaciones y encuentre más información práctica para organizar su próximo evento.
