Los viajes de negocios son un elemento importante en la gestión de las empresas internacionales modernas.
Los avances tecnológicos, como las reuniones virtuales y el envío de documentos digitales, son una gran ventaja en el mercado actual de los viajes, pero muchas empresas confían en reunirse con sus clientes cara a cara y establecer contactos globales.
La gestión de los viajes del personal se está convirtiendo en una cuestión cada vez más importante, ya que las empresas tienen que hacer frente a las restricciones presupuestarias, al aumento de los costes de los viajes y a la disponibilidad limitada en los lugares clave de la empresa. La moral de los empleados y la seguridad en el trabajo son también preocupaciones crecientes.
PRODUCTIVIDAD
Los viajes de negocios están aumentando en todo el mundo y la mano de obra móvil sigue siendo una inversión importante para muchas empresas. El equipo de gestión de viajes corporativos se centrará en aumentar el ahorro de costes junto con la mejora de los informes para garantizar el rendimiento futuro. También son responsables de garantizar que los colegas viajen de forma segura y que se cumplan todas las normas de viaje pertinentes.
GESTIÓN DEL TIEMPO
La organización de un viaje de negocios puede llevar mucho tiempo y la carga suele recaer en el departamento financiero o en la propia entidad. Normalmente, cuando no se gestionan los viajes de negocios, los empleados reservan ellos mismos sus viajes utilizando tarjetas de pago personales. Para una empresa con una plantilla muy móvil, la carga de trabajo y los costes asociados pueden resultar pronto abrumadores. Un gestor de viajes dedicado puede resolver muchos de estos problemas.
SATISFACCIÓN
Un gestor de viajes de negocios también puede aumentar la satisfacción de los empleados. Al añadir a la lista una tarea administrativa que consume menos tiempo, el empleado tiene más tiempo para trabajar en su actividad principal. Las gestiones adicionales de un empleado pueden incluir: la obtención de visados y el papeleo necesario, la reserva de vacunas, la contratación de un seguro de viaje, la reserva de restaurantes e instalaciones para conferencias/reuniones, etc. A menudo puede llevar horas organizar y arreglar estos asuntos adicionales. Un gestor de viajes dedicado será la persona a la que podrá recurrir para que su empresa funcione sin problemas.
ORGANIZACIÓN
Las políticas de viajes corporativos son importantes porque permiten a las empresas controlar el coste de enviar a los empleados en viajes de negocios y permiten a las empresas tener cierto control sobre la experiencia y la seguridad de los viajes de los empleados. Una política de viajes típica abarca aspectos como los proveedores que deben utilizar los empleados, la forma en que deben reservar los viajes, los gastos que cubre la tarjeta de la empresa y el funcionamiento de los reembolsos.
SEGURIDAD
Todos hemos oído historias aterradoras sobre los desastres de las vacaciones y, por desgracia, sin una planificación cuidadosa, lo mismo puede ocurrir con los viajes de negocios. La cancelación de vuelos o el exceso de reservas en los hoteles pueden dificultar seriamente el itinerario de su empleado. Una empresa que requiere que sus empleados viajen tiene la responsabilidad de garantizar que estén seguros mientras viajan, y el gestor de viajes puede hacerlo posible. Investigarán y se asegurarán de que todos los viajes sean seguros para el empleado y también estarán a mano para organizar viajes alternativos en caso de emergencia.
PRESUPUESTO
El gestor de viajes de negocios controlará el dinero gastado en el transporte de los empleados hacia y desde su destino de la manera más económica. Sin embargo, entiende que el empleado debe sentirse cómodo cuando viaja, por lo que no se trata necesariamente de reservar los vuelos o el alojamiento más baratos. Pero pueden negociar las mejores tarifas con el proveedor de viajes, ya que ofrecen reservas al por mayor. Un buen gestor de viajes puede ahorrar en viajes que superan con creces su salario. Sin duda, merece la pena contar con alguien que se preocupe por sus resultados.
Así que, si los viajes desempeñan un papel importante en el funcionamiento de su empresa, considere la posibilidad de contar con un equipo de gestión de viajes. Alguien con esta función puede organizar y gestionar todas las organizaciones de viajes y controlar los gastos en los que usted y su equipo incurren.
