Antes de empezar a planear su viaje de negocios, usted y su equipo deben tomar un tiempo para pensar y recapitular lo que realmente necesitan y si es realista para su presupuesto. Una visita de inspección le ayudará a acercarse a sus ideas iniciales y asegurarse de que están en el camino correcto. Es muy importante efectuar con anticipación una visita de inspección a los lugares y servicios antes de reservar para evitar imprevistos.
Hay algunas cosas que usted necesita considerar cuando planea una reunión, conferencia, evento o feria comercial; por ejemplo, qué ciudad, qué hospedaje, qué lugares para el evento y qué condiciones de sus instalaciones se adaptan mejor a su evento que tiene en mente. Su visita de inspección le permitirá concentrarse en los siguientes puntos fundamentales.
Espacio del lugar
Es importante considerar la capacidad del lugar, no invierta mucho dinero en un lugar grande si no tendrá la asistencia de tantas personas. La flexibilidad de espacio para las reuniones y eventos es importante, por ejemplo si tiene un gran salón que se pueda dividir en sesiones específicas para diferentes usos, como el registro o un cóctel. Si hay habitaciones adicionales o espacios, así usted podría ser capaz de cambiar su programa y las actividades.
En caso de que haya más eventos al mismo tiempo en el mismo lugar, asegúrese de que habrá suficiente espacio, debe haber suficiente espacio para que los participantes se reúnan sin restricciones. Recuerde preguntar previamente si son capaces de configurar la decoración o cualquier tipo de pantalla.
Transporte
Tiene que asegurar un traslado seguro de su grupo a cualquier lugar fuera de las instalaciones del evento. Asegúrese de que el lugar está muy bien situado y hay diferentes maneras de moverse. A veces alquilar un autobús para los grupos es más fácil, más barato y más seguro, y así asegura que todo el mundo llegue a tiempo a las actividades y conferencias. Considere todas las comodidades de transporte y posibles inconvenientes basados en la ubicación del hotel.
Amenidades
Actualmente es menos común llegar a un lugar donde no hay conexión inalámbrica a internet, pero no está de más asegurarse de que hay WIFI para sus asistentes. Las instalaciones deben contar con un botiquín o personal médico en la propiedad; compruebe que hay un cajero automático, servicios de baño, teléfono, aparatos eléctricos, etc… cualquier cosa que le pueda ayudar al éxito de su evento. Recuerde que el propósito de una visita de inspección es para asegurarse de que cubren todos los detalles para que no te preocupes de resolver nada adicional.
Alrededores
Tome en cuenta que puede necesitar de algunos servicios y que resultaría mucho más sencillo si están más cercanos de la sede, por ejemplo, cabinas telefónicas, estación de autobuses, tiendas de regalos, lugares de ocio y restaurantes.
Si usted está planeando una reunión de cualquier tamaño y busca el lugar perfecto, nosotros le daremos un avance informativo de las increíbles oportunidades que le esperan en nuestros destinos. Le garantizamos que evitará costos inesperados, cambios de última hora o percances durante su evento. Contáctenos para más información acerca de una visita de inspección adecuada para su próximo evento.
