Es muy común que, al pensar en una reunión de trabajo, nos imaginemos la típica escena de una persona hablando frente a otras sobre algún tema que nadie quiere escuchar y que no genera emoción ni entusiasmo en nadie. Muchas personas han perdido el verdadero significado de hacer una reunión y su finalidad. Lo cierto es que, el activo más importante de una persona es el tiempo, y este debe ser muy bien utilizado. Entonces, si usted es líder de algún grupo de personas tiene que saber cómo planear juntas de trabajo efectivas. Recuerde que nadie quiere perder su tiempo y si puede darles algo de valor, seguramente sus juntas comenzarán a ser mucho mejores.
Puede hacerse las siguientes preguntas:
¿Es importante lo que quiero decir?
Detrás de una reunión, hay un mensaje importante. Algo que agrega valor o que tiene que ser comunicado a todos. Considere que, hoy en día, existen herramientas digitales que pueden ayudarle a comunicarse con sus colaboradores; entonces, defina muy bien si el mensaje que quiere compartir tiene ser de manera presencial o si puede optimizar su tiempo y enviar algún correo electrónico o mensaje de texto. WhatsApp puede ser de gran ayuda en este último caso. Por supuesto, hay ciertos temas que deben ser hablados cara a cara. Entonces, no dude en agendar su próxima reunión.
Ahora, ¿qué es lo que quiero decir?
La reunión debe tener un objetivo definido. Si usted pide tiempo a sus colaboradores es porque tiene algo importante qué decir. Entonces, ¿qué es eso tan importante? Quizá tenga muchas cosas que discutir; en ese caso, intente no divagar. Sea completamente organizado con sus ideas. Recuerde que la comunicación eficaz se da cuando el emisor logra transmitir sus ideas a los receptores. Para ello, es muy recomendable que haga una lista de los principales temas para que usted tenga claridad; puede compartirles esta lista a los asistentes. También indíqueles la fecha de la reunión; recuerde que todo esto es con anticipación.
¿Quiénes deben asistir a la reunión?
Usted tiene algo muy importante que comunicar. Pero, no todos deben estar presentes cuando usted lo haga. Defina muy bien quiénes deben asistir a la reunión y el motivo por el que deben hacerlo. Para ello, debe echar un vistazo una vez más a los temas que van a ser tratados y pensar qué personas le ayudarán a darle valor a la reunión. También, las personas que van a contribuir a darle continuidad a los temas deben estar allí. Sea respetuoso con el tiempo de los que no deben estar y no los invite.
¿Todos están seguros de poder asistir?
Aunque usted quiera, no puede controlar el tiempo de los demás, pero, sí puede recordarles que ya tienen un compromiso en una fecha determinada. Puede ayudar a recordarles la reunión a sus asistentes. De esta manera, usted también podrá saber si alguien ha cambiado de opinión y ya no asistirá. Esto también es útil para usted, porque le ayuda a recordar constantemente su reunión.
¿Cómo se desarrollará la reunión?
Existen muchas formas de llevar a cabo una reunión. No precisamente tiene que ser la típica reunión en la que una persona habla y todos escuchan, aunque esto no es malo. Depende de sus expectativas y propósitos. Actualmente, existen técnicas que pueden mantener a los asistentes más animados y atentos a los temas de la reunión. También, puede hacer uso de recursos audiovisuales. Puede usar micrófono o no hacerlo, comenzar con una pregunta de reflexión o alguna actividad para romper el hielo. Lo importante es que los asistentes puedan recibir la información de mucho mejor manera. Recuerde que la efectividad de una reunión no se mide por la cantidad de temas tratados, sino por la calidad con que cada tema se explica y la comprensión de cada asistente.
Ya que usted se ha hecho estas preguntas, está listo para llevar a cabo su reunión. Tiene un éxito casi garantizado. ¡Hora de hablar!
Llegue antes que todos
Llegue antes que todos y tenga todo listo para la reunión. El espacio debe ser completamente agradable para usted, así que tome el control sobre él. Si hará uso de material audiovisual, no dude en verificar que tiene todo bajo control, así que, haga varias pruebas. Evítese la situación de ponerse nervioso al momento de la reunión por culpa de las herramientas tecnológicas. La tecnología puede ser una gran amiga para llevar a cabo su reunión de trabajo, pero también puede ser una poderosa enemiga.
Puntualidad
No puede jugar con el tiempo de los demás. Tampoco le gustará que no respeten su tiempo. Empiece a la hora que debe ser, no antes ni después. Usted ya hizo un esfuerzo suficiente planeando y organizando su reunión y no querrá tirar todo a la basura llevando a cabo su reunión de una manera incorrecta. Quizá parezca rudo, pero debe dejar claro que la puntualidad es lo más importante para que una reunión sea productiva de principio a fin No dude en cerrar las puertas y en comenzar, incluso si no han llegado todos los asistentes.
Sea directo y breve
Recuerde que la efectividad de una reunión no se mide por la cantidad de temas tratados, sino por la calidad con que cada tema se explica y la comprensión de cada asistente. Una reunión no tiene que estar llena de tecnicismos e infinidad de palabras. Tenga en mente que no habla para usted mismo, sino para los asistentes. Otro dato curioso es que, la atención es algo que no puede suplicarse, por el contrario, es algo que se gana. Aproveche esta idea para ser directo y breve con los temas porque cada minuto que pasa es una oportunidad más en que los asistentes pueden evaluar si su presencia en la reunión sigue teniendo algún sentido. No deje que la reunión se desvíe; no intente improvisar o introducir temas que no tenían que ser tratados.
Envíe un resumen de la reunión
¡Felicidades! su reunión es o será un gran éxito. No olvide enviar un resumen de todo lo que se discutió; puede hacerlo un día después de la reunión.
Ponga a prueba estos consejos y sus juntas de trabajo podrán ser mejores que antes.
