Imagínese que el día de su evento descubre que el sitio elegido es muy pequeño o no consigue un adaptador para conectar sus equipos a las tomas de corriente eléctrica. Qué pesadilla, ¿no cree? La solución a esas desagradables sorpresas es la visita de inspección del lugar de su evento, cuyo objetivo es “reconocer el terreno” antes de decidirse por una sede.
Es de suma importancia que coordine una visita de inspección con la DMC que esté trabajando con usted, ya que por más buena que sea la comunicación, no hay nada como ver en persona las instalaciones y comprobar que en realidad se ajusten a sus requerimientos.
Una visita de inspección para eventos le permite conocer a fondo las instalaciones
Al visitar los salones de eventos que son sus candidatos, se le facilitará tomar su decisión. De entrada, descartará por tamaño, pues no necesita un lugar con tantos metros cuadrados si su grupo es pequeño, ni se dejará llevar por lo bonito de un espacio si no es lo suficientemente amplio para lo que planea llevar a cabo.
Esta es también una oportunidad de conocer a los anfitriones en persona, resolver todas esas dudas que por teléfono o email jamás se solucionarían y escuchar atentamente los últimos comentarios antes de cerrar el trato.
No olvide revisar que las conexiones a electricidad sean suficientes, que el número de baños se ajuste al número de asistentes, la ventilación, el funcionamiento del aire acondicionado y todos esos detalles en los que se fijan quienes forman parte de la lista de invitados a un evento.
Visualice el evento de principio a fin
La distancia del lobby al salón de eventos, el tamaño de la terraza o lounge, los elevadores, el transporte… todo eso influye. Si desea, por ejemplo, llevar a cabo una comida privada para su grupo y descubre que el hotel o el centro de convenciones no ofrece otro espacio más que el restaurante abierto al público, verifique que exista la opción de cerrar el lugar exclusivamente para usted en cierto horario o, si lo desea, revise otras sedes. Es importantísimo que se cuente con todos los espacios para llevar a cabo los planes tal cual los imaginó o, de lo contrario, ver la forma de realizar ajustes.
En Maritur DMC le ofrecemos el servicio de visita de inspección del lugar de su evento para que resuelva todas sus dudas. Le aseguramos brindarle asesoría personalizada que le ayudará a tomar la mejor decisión, garantizando así el éxito de su evento.
