Un viaje de negocios en el extranjero debe estar bien preparado para asegurar que todo funcione sin problemas. Por parte del empleado, la clave es anticiparse y organizarse para preparar su viaje en las mejores condiciones posibles.
Por parte de la empresa, es necesario hacer todo lo posible para apoyar al empleado en sus esfuerzos. De igual forma, para informarles bien, para hacerles conscientes de los riesgos ligados a los viajes, y para asegurar que estén protegidos durante su viaje.
En un viaje de negocios, tendrá misiones que llevar a cabo en el lugar. Organice su planificación ahora para tener una visión clara del programa que le espera.
¡No sólo mire el itinerario del viaje de negocios! También tómese un momento para conocer los lugares, las diferentes rutas para ir de un lugar a otro, las condiciones del tráfico…
En efecto, lo que su horario no le dice es cuánto tiempo le llevará ir del punto A al punto B, si será más rápido viajar en autobús o en taxi, y cómo organizarse para acceder a este transporte (qué compañía elegir, ubicación de las estaciones, etc.).
Esto puede parecer tedioso, pero se trata principalmente de tener una visión global de lo que le espera en el lugar, una primera idea de las dificultades que puede encontrar y los métodos para sortearlas. De esta manera no te tomarán con la guardia baja.
Haciendo las diferentes reservas
Boletos de tren o avión, alquiler de coches, alojamiento… Después de haber hecho averiguaciones sobre las condiciones del viaje, se tiene una idea clara de las reservas que hay que hacer. Por ejemplo, el nivel de alojamiento que se puede elegir o la clase de boleto para el transporte.
No espere hasta el último minuto para hacer estas reservas. Algunas horas de salida pueden estar llenas en las fechas que ha reservado, al igual que el hotel. También se beneficiará de mejores precios.
Informar sobre su ausencia del trabajo
Anote su ausencia en el calendario compartido si lo hay. De lo contrario, informe a sus colegas, superiores y clientes directamente de sus fechas de viaje. Recuerde reprogramar las citas programadas para este periodo si es necesario. También, puede proporcionar una dirección de correo electrónico o un número de teléfono de emergencia.
Manténgase un paso adelante
Cuanto más se anticipe, más se limitará el riesgo de problemas, ya que se dispone de tiempo suficiente para hacer frente a todos los imprevistos que van a surgir. Esto también le permite mantener la calma durante la planeación del viaje de negocios y no olvidar nada.
Se trata de una cuestión de sentido común muy básica. Sin embargo, la mayoría de los problemas que se plantean durante un viaje en el extranjero podrían haberse evitado organizándose mejor y conociendo mejor el destino.
