Está usted planeando un evento muy importante, ya tiene todo listo, pero de pronto algún detalle que no había considerado comienza a crear un momento incómodo para sus invitados… Existen varios aspectos para considerar cuando se organiza un evento, sin embargo aquí le presentaremos unos tips muy simples acerca de lo que debe EVITAR a toda costa.
1. Ausentarse de Reuniones Previas
Todas las actividades relacionadas en un preevento son la base de lo que va a trasmitir o reflejar el resultado final. Si es posible asista a cada reunión o planificación del mismo, cualquiera que sea la tarea ya que es el momento de poner en marcha todo lo que usted ha planificado. Nunca deje de lado evaluar y contar con planes alternativos para prever y cubrir situaciones imprevistas. En eventos importantes tenga en cuenta hacer un ensayo general para que todo fluya con más naturalidad cuando llegue el día.
2. Improvisar el Día del Evento
La planeación de un evento es muy importante para evitar contratiempos; por tal motivo, todo lo que se pueda idear de último minuto regularmente no cuenta con la previsión necesaria para lograr óptimos resultados. En realidad difícilmente saldrá bien algo que no se haya planeado con anticipación.
3. Cobrar Cuotas Extra
Siempre es mejor que la cuota de inscripción cubra el costo total. Ya sea estacionamiento, acceso a internet, café, bebidas, buffet, etc., piense cómo se sentiría usted, si le cobraran extra por servicios básicos una vez que llegó al evento. Para muchos esto puede ser molesto, lo cual afectaría negativamente el ambiente del evento. Es recomendable ofrecer pequeños detalles a los participantes desde su llegada al lugar.
4. Insinuar que el Evento lo Organizó Solo Usted
Algo positivo y siempre amable es elogiar todo el esfuerzo de quienes hicieron posible el evento. Hable agradecidamente de los organizadores e involucrados; incluso los invitados, quienes con su asistencia hicieron del evento todo un éxito. No dude resaltarlo y hacer hincapié en este punto.
5. Estirar su Presupuesto
Cuando se tiene la idea de organizar un evento, evalúe bien el presupuesto con el que cuenta y piense siempre en hacer algo acorde, ya que a veces tratar de contratar servicios más económicos, puede significar una pérdida en la calidad de lo que se ofrece a los presentes, y causar una mala impresión es lo último que usted quiere. Es muy importante ser consiente y mantenerse a la medida del presupuesto, el tipo de evento que espera y la cantidad de invitados que contempla.
Para más información en cuanto a la mejor organización de su evento, consulte a los especialistas… ¡Maritur DMC lo hará posible!
