En la era digital de hoy en día, todos sabemos los beneficios de tener una empresa que no use papel, desde reducción de costos hasta incrementar el nivel de productividad en la oficina. En años recientes, las organizaciones han recurrido a correspondencia sin papel-facturación electrónica, contratos digitales, recibos, entre otros. Una compañía en la que el uso de papel sea eliminado completa o parcialmente puede requerir adaptación, sin embargo hay muchas ventajas que proporciona si puedes lograrlo, estas se extienden más allá de la admirable iniciativa de operar un negocio más ecológico. Las compañías se vuelven más eficientes y llegan más lejos.
Aquí tienes cinco maravillosas formas de reducir el uso de papel en la rutina diaria de tu compañía:
- Documentos Internos. Comparte archivos sin hacer ese viaje a la impresora. Con Google Docs, un servicio gratuito de Gmail, puedes trabajar simultáneamente con colegas en un mismo documento u hoja de cálculo. Este sistema te deja hasta conversar con otras personas visualizando el mismo documento. También guarda continuamente tu progreso, así puedes estar seguro de que no perderás un archivo de trabajo. Si tu oficina no ha implementado Gmail, Microsoft Office 365 de igual forma ofrece edición interactiva de documentos. Basecamp es otro sistema popular para colaboraciones y envíos de documentos, almacena documentos y conversaciones/correos por tema, pero a diferencia de Google Docs, no permite la edición simultánea de dos o más personas en un mismo documento.
- Pagos sin necesidad de papel. Mientras más pagos en línea realices, menos gastarás en envíos, sobres y el tiempo de empleados que revisen correos físicos. Llevar las finanzas de tu oficina mediante la web hace que tus pagos sean anticipados y mucho más fáciles de rastrear. La mayoría de los bancos ofrece estados de cuenta digitales y hasta a veces da incentivos a clientes por manejar sus cuentas en línea. Si eres un mercadólogo, usa una aplicación como Square para aceptar pagos mediante tu teléfono. También puedes enviar recibos a clientes en vez de imprimirlos.
- Almacenar y compartir archivos. Para mover y almacenar archivos grandes, considera invirtiendo en aplicaciones como Dropbox u otro sistema de transferencia de archivos. Dropbox te permite crear grupos de carpetas para distintos miembros de tu oficina, permitiéndote diseminar reportes rápidamente. YouSendIt es otra buena opción para compartir y almacenar archivos grandes.
- Reuniones y minutas. Doodle, SurveyMonkey y whenisgood.net proporciona servicios gratuitos para conducir encuestas y programar juntas, ¿pero qué pasa con las minutas una vez que llegues? TeamViewer es un increíble paquete de oficina que permite los usuarios tener acceso remoto a las computadoras de oficina las 24 horas del día mediante cualquier otra computadora o Smartphone. Incluye la función de compartir pantallas durante presentaciones, trasmitir videos, compartir archivos, conferencias en línea y pizarrones digitales. Con TeamViewer no hay necesidad de imprimir minutas cuando haces una presentación o discurso; solo abre temporalmente las laptops de tus colegas mientras demuestras tu idea – después sube las diapositivas a Basecamp o Dropbox para que puedan tener acceso a una copia digital.
- Escanear y enviar fax. Aún existen compañías que escanean y envían documentos por fax, a pesar de la prevalencia de soluciones digitales y en línea. TurboScan es una excelente aplicación que te permite usar tu cámara para escanear y convertir rápidamente imágenes capturadas a PDFs para su sencillo envío. Para faxes entrantes, eFax.com los pone directo en tu bandeja de entrada de correo electrónico por menos de 300 pesos al mes.
Hábitos que eviten el uso de papel pueden incrementar la eficiencia de tu compañía y estándar tus procesos internos, especialmente cuando estas en un congreso situado en una ciudad distinta. Cualquier paso hacia un futuro con menos papel te ahorrara tiempo, dinero y espacio de almacenamiento. No olvides reciclar y reutilizar papel.
